Son muchas las tareas que se realizan en una farmacia. En muchas ocasiones nos ocupamos (y preocupamos) de las más importantes, aquellas indispensables para el funcionamiento del negocio en el día a día pero, ¿qué pasa con el resto de tareas que nos podrían ayudar a conseguir un negocio estable y escalable?
Pensamos que estas tareas no son prioritarias y las vamos relegando hasta que, al final, terminamos olvidándolas. Para que esto no te pase te traemos un post con ideas y consejos para que puedas organizar las tareas de la farmacia de forma eficaz, dando cabida tanto a las urgentes, como a las que no son tan prioritarias en el corto plazo.
Organizar las tareas de farmacia: la tecnología a tu ayuda
Como hemos comentado al inicio, las tareas de una farmacia son muchas y muy diversas. Programar los pedidos, gestionar el stock, atender las necesidades de los clientes, realizar un análisis económico de forma periódica, etc
Es posible que ciertas acciones ya las tengas asumidas dentro de tu rutina diaria, pero otras que se realizan con una periodicidad diferente, pueden llegar a pasarse por alto provocando problemas en la farmacia, tanto a corto plazo como a largo plazo.
Para evitar pasar por alto alguna tarea, el primer paso a seguir sería: listar todo lo que se hace en la farmacia, el tiempo que se emplea en llevarla a cabo y con qué periodicidad. Para ello, lo ideal sería establecer un protocolo para el equipo que trabaja en tu farmacia, reflejando en el mismo las tareas a desempeñar, el/la responsable de realizarla y su periodicidad. Una vez establecido el protocolo de actualización, es conveniente revisar los resultados y comprobar que está funcionando convenientemente, sirviendo para mejorar la organización de tareas.
Una vez tengas todas las tareas identificadas, es momento de analizarlas y agruparlas. Lo ideal es asignarlas en función de las competencias de cada uno de los miembros del equipo y de su rol dentro de la farmacia, de manera que el proceso resulte sencillo y efectivo. Además la organización de las tareas evitará duplicidad de procesos y ayudará a optimizar el tiempo dedicado a cada una de ellas. Te proponemos algunas ideas para organizar tus tareas:
- Gestión de clientes
- Aprovisionamiento e inventario
- Control de abonos y caducidades
- Tareas de marketing
- Organización de calendario: turnos, formaciones, guardias, vacaciones, etc.
- Seguimiento de la actualidad del sector que impliquen cambios en la farmacia, especialmente a nivel administrativo: bajadas de precios, alertas de medicamentos, etc.
Como ves, algunos de éstas son tareas que llevas a cabo en tu día a día, pero otras, como puede ser acciones de marketing, de formación o de personal, pueden llegar a ser las grandes olvidadas y frenar el crecimiento de tu farmacia.
Para el seguimiento y control de algunas de estas tareas puedes apoyarte en un software de farmacias para optimizar procesos.
Y tú, ¿cómo llevas a cabo la organización de tareas en tu farmacia?
